Wir wollen den Firmenkundenberatern die nachweispflichtigen Geschenke nicht jeweils einzeln zur sondern immer vorab für eine Periode zur Verfügung stellen.

Bislang hatten die Berater immer einzeln dann ein Geschenk angefordert wenn ein entsprechender Termin anstand. Dies ist jedoch letztlich für alle Beteiligten sehr aufwändig und zeitraubend weil die gleichen Vorgänge immer wieder angestoßen werden müssen. Wir möchten das künftig so vereinfachen das die Berater in der Filiale die für sie geplanten Artikel bereits vorab auf einmal bekommen. Die Berater könnten dann situativ aus ihrem ‚Handbestand‘ ein Geschenk übergeben und wir müßten nicht jedes Mal von der Anforderung über die Genehmigung und die Auslieferung eines Artikel die gleichartigen Arbeitsschritte,  bei uns im Haus dann rund 320 mal p.a. bei bereits einem Artikel, wiederholen.

Aber wie können wir das mit ur-logistik einfach umsetzen und dabei auch die Anforderungen an die Nachweispflicht und die compliance erfüllen ?

die Lösung…

ur-logistik passt sich ja an ganz viele Prozesse ganz einfach an. Wir zeigen Ihnen hier nachstehend anhand der Bilder und den passenden Erläuterungen dazu welches Vorgehen wir Ihnen vorschlagen:

 

1.zuächst wählen Sie, hier z.B. in der Ansicht des Mitarbeiters, den oder die gewünschten Artikel aus…


 

2. hier im Beispiel als Einzelbestellung, anstelle eines Warenkorb gleich für mehrere Artikel, fordern Sie z.B. 5 Artikel an…


 

Da ja jetzt ein nachweispflichtiger Artikel angefordert wird wäre ein Beleg mit einer Menge größer als 1 sicher falsch. Denn später werden Ihrem Kunden ja auch nicht 5 Stück von diesem Artikel übergeben, sondern nur 1 Artikel…

ur-logistik ändert daher, wenn dies in der Konfiguration so eingestellt ist, diese Anforderung automatisch um und erzeugt entsprechend der gewünschten Menge diese Anzahl von einzelnen Vorgängen…

Denn dann kann später jeder dieser so erzeugten einzelnen Vorgänge für die Übernahme der Kundendaten nach Übergabe des nachweispflichtigen Geschenk genutzt werden…

3. hier wurden also aus dem einen Vorgang mit der Menge 5 nun 5 einzelne Belege mit der Menge 1 erzeugt. Hier sichtbar in der Ansicht für die normalen Mitarbeiter…


 

4. am jeweiligen Vorgang, dies ist für den ’normalen‘ Mitarbeiter ohne zugeordnete Rechte allerdings nicht sichtbar, wird in der Historie an jedem Beleg die Veränderung festgehalten…


 

Wir nehmen einmal an, das die jetzt einzelnen Belege auch genehmigt wurden und auch nun vom Lager an die Kostenstellen ausgeliefert wurden. Dies wäre dann ja am internen Lagerlieferschein nachvollziehbar.

5. der interne Lieferschein für die Kommissionierung fasst natürlich alle 5 einzelnen Vorgänge wieder in einem Vorgang für diesen Mitarbeiter in dieser Kostenstelle für diesen einen Artikel zusammen…

 

und auch in der Ansicht für Marketing ist hier automatisch nachvollziehbar wo die Anforderungen verblieben sind. Hier im Beispiel nämlich ausgeliefert…


 

6. auch am einzelnen Vorgang ist sowohl im Status als auch in der Historie hier die Genehmigung und auch die Bereitstellung in der KSt sichtbar…


 

Nun also liegen die einzelnen Artikel in der KSt beim Berater und werden erst wieder angefasst zur Übergabe an den Kunden…

Nach der beliebig späteren Geschenkübergabe an einen Kunden klickt der Berater nun aus seiner Ansicht heraus einen ja schon vorhandenen Vorgang an und trägt dann in der geöffneten Maske die Kundendaten nach…

Dazu braucht er nur auf den Button <Kunde auswählen..> klicken und den Kunden anhand KDNR oder Sortiername zuordnen. Und der Berater wählt noch aus der vorgegebenen bankeigenen Liste den Anlass für die Übergabe aus, ändert evtl. das vorgeschlagene Übergabedatum und kreuzt z.B. noch an, das der Grund für das Geschenk anlassbezogen war…

7. die Zuordnung von Kunde, Anlass und Datum geht ganz einfach als Auswahl in einer Liste…


 

Für den Kundenberater vor Ort in der Filiale ist nun bereits alles in nicht einmal einer Minute erledigt…

Und die Marketingabteilung kann sofort sehen, welcher Kunden wann von welchem Kundenberater welches Geschenk aus welchem Anlass erhalten hat…

8. neben anderen Ansichten für Marketing hier zum Beispiel in der Ansicht nach dem Anlass…


 

Selbstverständlich hat ur-logistik bei  der Speicherung auch geprüft ob die steuerlichen Grenzen am Kunden für das jeweilige Steuerjahr entsprechend dem Anlass und dem Gesamtbetrag nicht überschritten wurden…

Und ur-logistik hat entsprechend dieser internen Prüfung auch alle Daten für die Buchhaltung der Bank automatisch berechnet und weist diese auch am jeweiligen Vorgang aus. So werden die abzuführenden Steuern ebenso berechnet wie die Anrechnung der anteiligen Vorsteuer und die Gesamtbelastung für die GuV der Bank…

9. alle relevantenDaten werden an jedem Vorgang errechnet und festgehalten und auch in der Historie als Fließtext eingetragen…


 

ur-logistik stellt ja auch Routinen für das Zusammenfassen aller steuerlich relevanten Vorgänge nach Monat und Jahr zur Verfügung…

Wenn eine solche Programmroutine angestoßen wird, dies ist auch für rückwirkende Zeiträume durch Vorgabe von Monat und Jahr möglich, dann fasst die Anwendung alle Belege zusammen und weist diese in einer solchen nachstehenden Ansicht aus:

10. hier werden nach Zeitraum alle relevanten Vorgänge zusammen gefasst. Die jeweiligen Zeilen können angeklickt werden und zeigen dann Näheres. Oder Sie exportieren diese Tabelle für die weitere Bearbeitung nach MS-Excel. Auch diese Routinen stellt ur-logistik zur Verfügung…


 

Wenn Sie also für die Nachweise für den Prüfungsverband oder die Finanzverwaltung Näheres benötigen dann öffnen Sie die Dokumente. Sie finden dort dann alle zutreffenden Vorgänge aus dem gewählten Monat mit allen Kundendaten und den entsprechenden Beträgen…

11. hier sind alle Informationen nach der steuerlichen Zuordnung in einem gesonderten Dokument zusammen geführt…

 


 

Für den ersten Überblick wird vielleicht auch eine solche Ansicht im Bereich Marketing, aber auch aus dem Funktionsbereich Buchhaltung und Controlling zu erreichen, genügen…

12. viele Ansichten in ur-logistik können nach Ihren eigenen Vorstellungen auch anders zusammen gesetzt werden…

 

Conclusion…

Wir haben hier diesmal sehr ausführlich dargestellt, wie Ihre Anforderung mit ur-logistik umgesetzt werden kann…

 

Wir stehen Ihnen für Ihre Fragen aber auch gerne persönlich oder per teamviewer zur Verfügung…

 



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