Wir müssen den Vorstandsbeschluss umsetzen und die Rechnungsverarbeitung effektiver gestalten. Kann ur-logistik uns dabei unterstützen ?

Wie in anderen Banken auch haben wir Nachholbedarf in der Bearbeitung der vorgelegten Rechnungen. Hier sollen wir künftig Zeit und Geld sparen und z.B. Skonto regelmäßig ausnutzen. Und dazu sollen wir auch die Arbeitsschritte überprüfen.

Vielleicht finden wir ja auch Hinweise in ur-logistik, denn wir haben bisher nach dem erzeugten und ausgedruckten Lieferantenauftrag in ur-logistik nur noch den Wareneingang gebucht.

die Lösung…

ur-logistik könnte Sie hier wie folgt unterstützen:

Nach dem Erzeugen des Lieferantenauftrag kann dieser ja ausgedruckt, als eMail versandt werden oder Sie haben den Auftrag online beim Lieferanten eingestellt. Anhand des in ur-logistik gespeicherten Auftrag können Sie dann ja den Wareneingang anstoßen. Als Alternative stellt ur-logistik ja auch die Möglichkeit bereit den Wareneingang und die Faktura zugleich einzubuchen

Wir gehen jetzt im nachstehenden Beispiel davon aus, das zunächst nur der Wareneingang gebucht wurde und danach die Rechnung vom Lieferanten vorgelegt wird…


 

Sie markieren nun entweder nur den Auftrag in der Ansicht der noch fakturierten Aufträge oder Sie öffnen den Auftrag und klicken dann auf den Button <Aktion ausführen…> und wählen dann die Auswahl <2. zu ausgewähltem Auftrag nur den Rechnungseingang buchen…>


 

In der dann geöffneten Maske für den Rechnungsabgleich finden Sie alle relevanten Informationen zum Auftrag und den im Auftrag betroffenen Artikeln. Anhand der in der Maske vorhanden Linksymbole können Sie den Lieferantenstamm, den zugrunde liegende Auftrag oder den Wareneingangsbeleg öffnen…

Sie finden in der Rechnungsmaske zu jedem Artikel

  • die Informationen zu bestellter und gelieferter Menge
  • zum zugrunde liegende EK am Artikel
  • zum evtl. einzustellenden Rabatt für einen Artikel
  • den Nettopreis für den jeweiligen Artikel
  • die interne ArtikelNr und die ArtikelNr- und Bezeichnung vom Lieferanten
  • Mengeneinheit intern und extern

1. vollständige Maske für den Rechnungseingang…

 

Sie sollten auch erfahren, das ur-logistik abweichende Mengen, einen anderen EK als zuvor gespeichert oder einen gesonderten und zeitlich begrenzten Rabatt am einzelnen Artikel sofort umsetzen kann. Dazu kann auch die Rechnung vor dem Speichern zunächst nur auf Knopfdruck erneut berechnet werden…


 

Im Kopf der Rechnungsmaske finden Sie Informationen zum Lieferanten, zum Auftrag und zum Wareneingang

Die Angaben zum Skonto oder zum generellen Rabatt sind aus dem Lieferantenstamm jeweils aktuell ausgelesen. Sie können aber, für den Fall das die Informationen am Lieferanten nicht aktuell sind, die Daten zum Skonto hier nachtragen. Dies würde dann gleich berücksichtigt…

Zusätzlich können Sie bei einem gesonderten Frachtführer und dem gesonderten Ausweis auf der Ihnen vorliegen Lieferantenrechnung auch Frachtkosten einstellen. Und Sie können festlegen, wie die Frachtkosten auf die einzelnen Artikel zu verteilen sind…

2. hier sehen Sie den Kopf der Rechnungsmaske bei einer bereits gespeicherten Rechnung. Die gelb markierten Bereiche können vor dem Sp sind vor dem Speichern von Ihnen verändert werden…

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Im unteren Teil der Maske finden Sie errechnete Zusammenstellung anhand der jeweiligen Artikel und der Voreinstellung zu Frachtkosten, Rabatten und Skonti…

Hier werden alle Rechnungspositionen nach dem erkannten Steuersatz nachvollziehbar aufgeführt…

3. wenn der Bankschlüssel in der Konfiguration eingestellt ist weist ur-logistik auch die anteilige Vorsteuer aus. Der mögliche Abzug für Rabatt ergibt sich wenn entweder am einzelnen Artikel kurzfristig ein Rabatt in vH eingeräumt wurde oder am Lieferantenstamm ein genereller Rabatt vorgesehen ist…

 


 

Nun kommt Ihre Buchhaltung…

 

Wenn Sie nun auch Ihrer Buchhaltung oder Ihrem Rechnungseingang den Zugang zur Anwendung ur-logistik ermöglichen, dann wäre dieser hier beschriebene Ablauf auch für die Mitarbeiter aus diesen Bereichen in Ihrem Haus sichtbar…

Denn die Mitarbeiter hätten hier sofort Zugang zum zugrunde liegenden Auftrag und auch zum vorher erzeugten Wareneingangsbeleg. Die Prüfung nach Sachgrund könnte somit ohne jedes Papierdokument bereits erledigt werden…

Und auch der Abgleich der Rechnungspositionen auf der vorgelegten Lieferantenrechnung mit dem zugrunde liegenden Auftrag ist sofort ohne weitere Dokumente hier digital möglich…

Und wenn eine solche manuelle Prüfung eben in ganz kurzer Zeit abgeschlossen ist kann in ur-logistik der Auftrag mit dem Abspeichern der Faktura abgeschlossen werden…

Und für den Fall, das Ihr Haus neben der digitalen Verarbeitung auch einen zusätzlichen Papierbeleg zusammen mit der Eingangsrechnung ablegen möchte kann die in ur-logistik gespeicherte Faktura auch gesondert im Format DIN A4 ausgedruckt werden. Dazu das Beispiel:

4. abweichend vom Bildschirmformat kann optional auch die Faktura als Ausdruck erzeugt werden und zusammen mit der Eingangsrechnung abgelegt werden…

 

 


 

Weiter geht es mit der digitalen Freigabe…

 

Für die Freigabe der so bereits fertig abgeschlossenen Rechnung kann ein weiterer Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten dann auch digital mit seiner ID kennzeichnen. Alle diese Informationen werden ja ohnehin in ur-logistik vielfach nachvollziehbar abgelegt. Nämlich einmal am jeweils betroffenen Dokument als zusätzlich auch zentral in einem entsprechenden Tagesprotokoll…

Selbst zu jedem einzelnen beschafften Artikel wird ein solcher workflow erfasst. So wie hier als Beispiel:

5. ur-logistik hält an jedem Dokument alle relevanten Vorgänge gesondert fest…

 


 

Kontierungsvorlage bis zum Bestandskonto…

 

Wenn Sie diese Option nutzen wollen dann erstellt ur-logistik automatisch beim Speichern der Faktura auch eine Kontierungsvorlage mit der Darstellung aller relevanten Rechnungspositionen und der Vorgabe der internen Konten…

Und anhand dieser Kontierungsvorlage kann danach nach dem Bezahlvorgang die Änderung der Bestandskonten angestoßen werden. Und auch am jeweiligen Bestandskonto werden die einzelnen Arbeitsprozesse dokumentiert…

6. die automatisch erstellte Kontierungsvorlage mit dem Button für den Abschluß der Buchung zur Änderung der Bestandskonten. Auch hier können besondere Rechte für die Sichtbarkeit vergeben werden…

 

7. Fallabschließend wurde hier der Auftrag mit der erledigten Faktura sogar bis zur Änderung des internen Bestandskonto erledigt…

 

 

Conclusion…

 

Wir gehen davon aus, das Sie anhand diese kurzen Darstellung erkennen das ur-logistik auch eine Lösung für das Umgehen mit Lieferantenrechnungen aufweist…

Und wir nehmen an, das wir die vielen Arbeitsschritte Ihnen auch im Gespräch oder per teamviewer näher erläutern können…

 

 



Kommentare sind nicht zugelassen.

SEO Powered by Platinum SEO from Techblissonline