Wir wollen jetzt die Datenbank bereinigen und alte Bestellungen herausnehmen. Wie geht das ?

Wir nutzen die Datenbank seit vielen Jahren und haben mittlerweile doch sehr viele alte Daten in dem Programm, die wir jetzt nicht mehr benötigen. Sie hatten uns einmal aufgezeigt wie wir alte Daten in das Archiv stellen können und die Datenbank somit wieder schlanker machen können. Aber wir haben die Info’s dazu jetzt nicht mehr zur Verfügung.

die Lösung…

In der Anwendung ur-logistik kann jetzt in der Konfiguration die  Ihnen bereit gestellte Archivdatenbank ur-archiv ausgewählt werden. Mit dem weiteren Button wird der Datenexport in das Archiv angestoßen…

In dem dazu geöffneten Dialog legen Sie nun fest, aus welchen Kalenderjahren welche Daten übertragen werden sollen. Neben den eigentlichen Bewegungsdaten, also den Bestellungen, können Sie jetzt auch weitere Dokumente für den Export festlegen…

Wenn Sie zum Beispiel die angelegten Wareneingangsbelege vom Lieferanten und die Fakturen eben nicht aus ur-logistik entfernen möchten, dann kreuzen Sie die Auswahl dazu eben auch nicht an…

In der Archivdatenbank finden sich nach Abschluss der Routinen die zuvor übertragenen Dokumente wieder. Und in der produktiven Anwendung ur-logistik sind diese Dokumente dann entfernt worden. Damit sparen Sie Platz in ur-logistik und machen die Anwendung noch ein wenig performanter…

Nachstehend dazu einmal die screenshots…

 

Auswahl der bereit gestellten Archiv-Datenbank und der Button für den Aufruf der Routine für den Export…

 

Legen Sie fest welche Dokumente aus welchem Jahr exportiert werden sollen…

 

Ein Beispiel für eine exportiertes Dokument. Die Inhalte wurden vollständig übertragen. Aber die Darstellung ist gegenüber der Anwendung ur-logistik eingeschränkt…

 

in der Archivdatenbank werden die importierten Dokumente u.a. nach dem Geschäftsjahr kategorisiert…

Übrigens können die exportierten Dokumente auch erneut in die Anwendung ur-logistik übernommen werden…

 

die Alternative…

Einige Banken nutzen anstelle der Archivdatenbank eine Kopie von ur-logistik mit den Dokumenten aus z.B. nur jeweils einem Geschäftsjahr…