Wir wollen unseren Lagerbestand möglichst ganz abbauen. Wie können wir dabei vorgehen ?

Wir benötigen einmal ein Beispiel wie wir in unserem Haus vorgehen können wenn wir den Lagerbestand komplett abschaffen und erst dann einkaufen wenn konkrete Bedarfsmeldungen der Mitarbeiter vorliegen.

die Lösung…

ur-logistik kann Ihre Anforderungen zur Gänze erfüllen. Sehen Sie dazu einmal nachfolgende die einzelnen Schritte im Workflow an. Doch Achtung: Das Beispiel ist chronologisch aufgebaut sehr umfangreich. Lesezeit mit den ausführlichen Beispielen 8 Minuten:

die Annahmen und Vorgaben hier im Beispiel:

Lagerbestand aller Artikel ist Null. Es liegen aber mehrere Anforderungen zu mehreren Artikel von mehreren Mitarbeitern aus mehreren Kostenstellen zu unterschiedlichen Mengen vor und diese Artikel sind auch von unterschiedlichen Lieferanten. Und wir nehmen an das nicht alle beim Lieferanten bestellten Artikel auch auf einmal vollständig geliefert werden und der Lieferant auch eine Rechnung zu Teillieferungen vorlegt…

die offenen Anforderungen der Mitarbeiter aus unterschiedlichen Kostenstellen aus unterschiedlichen Warenkörben zu unterschiedlichen Artikeln sind in der Materialverwaltung immer aktuell…

 

Wenn hier alle offenen Artikel markiert wurden und zum Einkauf genutzt werden stellt ur-logistik fest das mehrere Lieferanten beteiligt wären. Das kann abgebrochen werden oder im eigentlichen Auftrag geändert werden…

 

wir entscheiden uns hier für einen Lieferanten und haben so den vorbereiteten Auftrag für den Einkauf erzeugt. Dazu wurden alle offenen Anforderungen zusammen gefasst. Der Auftrag kann noch erweitert werden oder der am Lieferanten voreingestellte Text kann ergänzt oder verändert werden. Und wir entscheiden uns dafür den Auftrag per Mail zu versenden…

 

Selbstverständlich können wir den Mailauftrag jederzeit einsehen und auch den dazu erstellten Auftrag oder den Lieferantenstammsatz anklicken und so automatsich öffnen. Und selbstverständlich ist dieser Auftrag dann auch schon am  Lieferantenstamm ersichtlich. Eben alles ganz einfach mit einem Klick aufzurufen…

 

in der Ansicht der erstellten Lieferantenaufträge ist der Auftrag für den Wareneingang oder die Faktura anklickbar. Wir sehen auch das dies zunächst eine Lagernachbestellung ist. Auch eine direkte Anlieferung an jede einzelne Kostenstelle wäre ja ganz einfach möglich. Und wir erkennen eben auch den Status das erst bestellt wurde und noch keine Anlieferung vorliegt…

 

wir hatten den Wareneingang angestossen und haben, da wir nicht die bestellte Menge erhalten haben, nur die gelieferte Menge am Artikel eingetragen. Bei Einbuchen des Wareneingang werden wir dann abgefragt ob für die Fehlmenge automatisch je ein Ersatzbeleg angelegt werden soll. Beim nächsten Aufruf aus dem Auftrag werden eben nur die dann noch offenen Mengen angezeigt…

 

jetzt werden wir gefragt ob anhand der soeben eingebuchten Artikel auch gleich geprüft werden soll ob zum jeweiligen Artikel eben noch interne Anforderungen vorliegen. Wenn wir dies bejahen wird geprüft ob die gebuchte Menge ausreicht und die Anforderungen werden in die Ansicht der auszuliefernden Artikel eingestellt oder es werden gleich die internen Lieferscheine für die unmittelbare Bereitstellung in der Kostenstelle gedruckt…

 

hier zum Beispiel stehen die Anforderungen die erfüllt werden können in der entsprechenden Ansicht. Und dann kann eben per Klick gleich für jede Kostenstelle die Auslieferung und der Druck der Lieferscheine angestoßen werden oder es werden nur einzelne Kostenstellen oder nur einzelne Artikel zur Auslieferung markiert und veranlasst. Und es wird eben auch unterschieden ob es sich um Büroartikel handelt. Oder ob dies auch Marketingartikel wie z.B. nachweispflichtige Geschenkartikel betrifft die je nach Bankorganisation auch gesondert aus der Abt. Marketing verarbeitet werden könnten…

 

Und selbstverständlich gibt es auch eine klickbare Ansicht aller erstellten Lagerlieferscheine die auch anzeigt wieviel Artikel damit behandelt wurden…

 

Damit möglichst Rückfragen wegen offener Anforderungen verbleiben wird im eigentlichen Lieferschein für die Kostenstelle ausgewiesen welcher Mitarbeiter in der Kostenstelle welchen Artikel in welcher Menge angefordert hatte bzw. jetzt erhalten soll. Und es wird für die Kostenstelle auch ausgewiesen welche Anforderungen von welchem Mitarbeiter zu welchem Artikel mit welcher Menge eben noch auf die Bereitstellung warten. Die Ansicht der auszuliefernden Artikel ist übrigens auch so zu sortieren das die Artikel in der Reihenfolge der Fächer im Lager angezeigt werden. Damit könnte jeder Mitarbeiter die Artikel im Lager in kurzer Zeit für jede KSt bereitstellen und sich dabei einfach nach dem Regal oder Fach im Lager richten…

 

Aus Sicht der Materialverwaltung sind die Anforderungen damit abgeschlossen und auch die Lagerbestände wurden automatisch angepasst bzw. die Anforderungen wurden automatisch ausgewiesen, eben auch wenn nur Teilmengen geliefert wurden…

 


 

ab hier aber betrifft es die Buchhaltung und die Rechnungsverarbeitung…

 

Wenn jetzt zu der erfolgten Teillieferung, diese wurde ja mit dem Wareneingangsbeleg erfasst, auch schon eine Rechnung vom Lieferanten vorgelegt wird dann kann diese auch schon gebucht werden. Obwohl ja ur-logistik bis zu 5 unterschiedliche aufeinander folgende Teillieferungen automatisch festhalten kann könnte eine Rechnung über die Teilanlieferung auch aus dem Wareneingang angestoßen werden. Das ist sinnvoll da auch hier der Abgleich von berechneter Menge und gelieferter Menge ganz einfach ist…

 

in dem Beleg zum Rechnungseingang sind jetzt die Teilmengen aufgeführt. Hier könnten noch Daten wie Frachtkosten, Skonto oder Rabatte eingestellt oder auch verändert werden. Auch eine Korrektur von Einzelpreis am Artikel oder berechnete Menge ist möglich. Und die Faktura zeigt an noch welche Beträge aus dem eigentlichen Auftrag noch offen sind. Auf Wunsch kann bei Einbuchen der hier angelegten Faktura auch gleich eine Kontierungsvorlage erstellt werden und anhand dieser sogar die wirksamen Bestandskonten verändert werden…

 

Hier abschließend einmal ein Blick auf den eigentlichen Auftrag nach Einbuchen der beiden Wareneingänge und dem Einbuchen der ersten Rechnung. Alle damit verbundenen einzelnen Belege wie Wareneingang oder Rechnung sind einzeln anklickbar und können jederzeit geöffnet werden. Und an jedem einzelnen Beleg wird auch festgehalten wer den Prozess veranlasst hat und welche möglichen Änderungen wie Mindermenge oder abweichender Preis erkannt und verarbeitet wurden…

 


 

Weitere hilfreiche Hinweise…

 

  • Wenn dies gewünscht wird kann eine Bestellung auch so eingerichtet werden das die Artikel direkt an die anfordernde Kostenstelle angeliefert werden. Das haben wir hier bereits beschrieben
  • der Einkauf kann aber noch einfacher auch ohne vorherige Anlage eines Auftrag oder Wareneingang angelegt werden. Das haben wir hier beschrieben
  • oder auch hier haben wir einen Vorschlag festgehalten…
  • wenn dies so eingestellt ist kann ur-logistik aus der eingestellten Faktura auch gleich eine Kontierungsvorlage erstellen und dies bis hin zum Bestandskonto automatisch weiter bearbeiten…

 

 

Zusammenfassung…

Wenn Sie jetzt den Eindruck erhalten das ur-logistik eine Vielzahl von Lösungen bereit stellt um die Abläufe in  der Materialversorgung und der Beschaffung zu vereinfachen und damit nachhaltig Kosten zu sparen, ja dann sollten wir in einem Telefonat klären welche Anregungen wir für Ihr Haus geben könnten…