Das Einbuchen des Wareneingang und der Rechnung kann in ur-logistik unterschiedlich erfolgen…

Es gibt ganz unterschiedliches Vorgehen im Rahmen der Beschaffung bei C-Artikeln betreffend den Wareneingang und die Vorlage der Rechnung durch den Lieferanten…

Wir haben einmal diese Unterschiede dargestellt. Dies immer mit dem Ziel die einzelnen Prozesse so einfach wie möglich und so transparent wie erforderlich umzusetzen…

die Lösung…

ur-logistik bietet mehrere Möglichkeiten sowohl den Wareneingang als auch die dazu passende Rechnung einzubuchen. Dazu Folgendes:

 

I. die Rechnung wird sofort vorgelegt:

  • Die bestellten Artikel zu einem vorher erstellten Auftrag wurden vollständig geliefert und die Rechnung ist gleich beigefügt…
    • Sie brauchen den Wareneingang nicht vorab buchen…
    • Sie brauchen die Bestandsänderung nicht selber buchen…
    • anhand des Auftragsbeleg wird die Faktura aufgerufen…
    • alle erforderlichen Belege wie Wareneingang oder Kontierungsvorlage werden automatisch verarbeitet…

 


II. die Rechnung wird erst später vorgelegt:

  • Die bestellten Artikel zu einem Auftrag wurden vollständig geliefert und die Rechnung wird aber erst später vorgelegt…

    • Sie buchen zunächst bei Anlieferung den Wareneingang…
    • damit wird der Lagerbestand angepaßt…
    • erst nach Vorlage der Rechnung erst wird die Faktura gebucht, und zwar
      • anhand des Auftragsbeleg, oder
      • anhand des Wareneingangsbeleg (wie hier im Bild)

 


III. die Rechnung wird auch bei Teillieferungen sofort vorgelegt:

  • die bestellten Artikel werden auf verschiedene Warenanlieferungen verteilt. Bei jeder Teillieferung bei der eben Artikel entweder gar nicht geliefert wurden oder bei der eine geringere Menge geliefert wurde ist auch gleich die Rechnung beigefügt…
    • Sie müssen die Teillieferung einzeln als Wareneingang einbuchen. Der Lagerbestand wird damit abgeglichen…
    • Sie können anhand des Wareneingangsbeleg sofort die Rechnung für die Teillieferung einbuchen…
    • am Auftragsbeleg ist festgehalten welche Artikel noch nicht, nur anteilig oder vollständig geliefert wurden…
    • bei Einbuchen der nächsten Anlieferung bzw. Teillieferung durch Anklicken des Auftrag werden im dann geöffneten Wareneingangsbeleg nur die noch offenen Artikel mit der offenen Menge angezeigt…
      • bis zu 4 Teillieferungen werden so automatisch verwaltet…
      • nach jeder Teillieferung kann die dazu vorgelegte Rechnung eingebucht werden…

 


IV. die Rechnung wird für mehrere Teillieferungen vorab vorgelegt obwohl noch immer Artikel fehlen:

  • die bestellten Artikel werden in mehreren Teillieferungen bereit gestellt und mit den Wareneingansgbelegen eingebucht. Zwischenzeitlich wird eine Rechnung durch den Lieferanten vorgelegt für die bereits erfolgten Anlieferungen berechnet obwohl ja immer Artikel fehlen…
    • Daher kann anhand der ohnehin erstellten Wareneingangsbelege auch hier die Rechnung erfasst werden…
      • Dazu werden einfach die Daten aus den bereits eingebuchten Wareneingangsbelegen berücksichtigt indem einfach die Wareneingangsbelege markiert werden für die jetzt die Rechnung zusammen gefasst vorgelegt wird…
      • ur-logistik berücksichtigt bei der nächsten Anlieferung und der Vorlage der weiteren Rechnung eben auch nur die noch offenen Artikel mit der jeweils noch offene Menge sowohl beim Einbuchen des Wareneingang als auch bei der Faktura…

 


V. es wurde vorab gar kein Auftrag in ur-logistik erstellt und die Rechnung kommt gleich mit dem Wareneingang oder doch erst später:

  • Es wurde im Vorfeld überhaupt kein Auftrag in ur-logistik erstellt und dem Lieferanten vorgelegt…
  • Dennoch wurden Artikel bestellt. Nämlich online auf der Website des Lieferanten oder telefonisch ohne schriftlichen Beleg…
  • Jetzt also muss bei Warenanlieferung eben alles nachträglich in ur-logistik erfasst werden…
    • nach Auswahl des Lieferanten und der bereits erhaltenen Artikel und Zuordnung auf die Kostenstelle werden
      • alle Dokument automatisch erzeugt
      • der Wareneingangsbeleg erstellt
      • wie auch die Dokumente zu jeden Artikel werden im Hintergrund erstellt
      • der Lagerbestand geändert
      • und die Rechnung in ur-logistik zur Kontrolle erstellt…
    • wurde auch gleich die Rechnung der Warenanlieferung beigefügt kann
      • entschieden werden das neben der Warenanlieferung auch gleich die Faktura automatisch erstellt werden soll
      • und nach dem Speichern der Faktura auch gleich eine Kontierungsvorlage für die Buchhaltung erzeugt werden soll

 

concluison

  • Wir kennen keine Anwendung bei der das Einbuchen des Wareneingang und der Rechnung einfacher umgesetzt ist. Und dabei ist jederzeit zur jedem Vorgang ausführlich festgehalten was denn im Rahmen der Beschaffung so alles passiert ist…
  • Wahlweise kann zu jeder gebuchten Faktura auch gleich eine Kontierungsvorlage für die Buchhaltung erstellt werden. Und ebenfalls wahlweise können dazu auch die Bestandskonten automatisch mitgeführt werden…
  • Und typisch für HCL Domino sind alle diese Prozesse und Arbeitsschritte immer auf das entsprechende Arbeitsgebiet abgestimmt und nur mit den entsprechenden Rechten zu nutzen…